Bei der Personalsuche ist mehr Flexibilität gefragt
Viele Personalabteilungen haben noch nicht verinnerlicht, dass Fach- und Führungskräfte mit fast allen Qualifikationen ein knappes Gut sind – zumindest spiegelt sich dies nicht in ihrem Verhalten wider. Dieser Auffassung ist Prof. Dr. Georg Kraus, Inhaber der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner.
Der Fachkräftemangel ist inzwischen mehr als eine Herausforderung geworden. In vielen Branchen müssen Aufträge abgelehnt werden und die Reputation der betroffenen Unternehmen leidet. Trotzdem gibt es bei den Personalverantwortlichen in Unternehmen immer noch viel Luft nach oben. Das folgende Interview beleuchtet einige Gründe.
Geschäftsführer*in Basel: Herr Prof. Dr. Kraus, Sie fordern, dass die Personal- beziehungsweise HR-Bereiche der Unternehmen noch viel flexibler werden müssen. Warum?
Georg Kraus: Weil gute Fach- und Führungskräfte aufgrund des demografischen Wandels inzwischen eine echte Mangelware sind und sich die Anforderungen der Mitarbeiter an ihre Arbeit und Arbeitgeber geändert haben. Die Rahmenbedingungen der Personalarbeit haben sich sozusagen fundamental gewandelt.
Können Sie das konkretisieren? Nehmen Sie beispielsweise die Personalsuche und -auswahl. Wenn Sie vor 15, 20 Jahren die Wochenendausgabe einer überregionalen Zeitung wie der Frankfurter Allgemeinen, der NZZ oder der Süddeutschen Zeitung kauften, dann war diese meist mehrere Kilo schwer, denn sie enthielt Hunderte Stellenanzeigen. Heute umfasst ihr Stellenteil nur noch drei, vier Seiten, weil die meisten Stellenanzeigen inzwischen im Internet oder auf Social Media veröffentlicht werden.
Das heisst, die Unternehmen nutzen heute andere Medien und Kanäle zur Personalsuche als damals? Klare Antwort: Ja.
Was gibt es neben den Internet-Stellenportalen? Social Media – und zwar abhängig von den Adressaten, nicht nur solche Business-Portale wie LinkedIn und Xing, sondern auch Plattformen wie Instagram und TikTok. Zudem hat die Direktansprache an Bedeutung gewonnen.
Das Internet erleichtert die Direktansprache. Aus welchen Gründen? Unter anderem, weil Plattformen wie Xing, LinkedIn und Gulp eine gezielte Suche und Ansprache von Personen mit einer bestimmten Qualifikation und in einer bestimmten Lebenssituation ermöglichen. Dies ist oft nötig, weil Unternehmen heute aufgrund des allgemeinen Fach- und Führungskräftemangels häufig die Erfahrung sammeln: Wenn wir eine Stellenanzeige schalten, sei es in Print- oder Onlinemedien, dann melden sich, wenn überhaupt, nur eine Handvoll Leute. Oft meldet sich sogar kein Bewerber, der dem Anforderungsprofil entspricht. Also müssen die Unternehmen andere Wege beschreiten, um mit den gewünschten Personen in Kontakt zu kommen.
Gilt das auch für die Suche nach Fachkräften? Ja, und zwar funktions- und branchenübergreifend. Wenn Unternehmen heute einen hochqualifizierten Spezialisten suchen, dann sind wechselwillige Kandidaten oft noch schwieriger zu finden, als wenn es um das Besetzen einer Führungsposition geht. Deshalb nahm und nimmt die Direktansprache gerade bei Spezialisten stark zu – und zwar unabhängig davon, ob Handwerker, Techniker, ITler oder Ingenieure gesucht werden.
Genügt es nicht, dass sich eine geeignete Person bewirbt, wenn ein Unternehmen ohnehin nur eine Stelle zu besetzen hat? Theoretisch ja, doch nur wenn der Bewerber tatsächlich wechselwillig ist und zum Unternehmen passt. Nicht selten wollen Bewerber aber nur ihren Marktwert ausloten und springen im letzten Moment ab. Immer häufiger treten neue Mitarbeiter ihre Stellen auch gar nicht an.
Wo liegen die zentralen Erklärungsmuster? Zum Beispiel, weil ihnen ihr bisheriger Arbeitgeber, wenn er die Kündigung erhält, plötzlich alle Wünsche erfüllt, da er weiss: Das ist meist günstiger, als einen neuen Mitarbeiter zu suchen und einzuarbeiten Deshalb ist es immer gut, ein, zwei Ersatzkandidaten in petto zu haben. Denn wenn ein Unternehmen die Bewerbungs- und Auswahlprozedur erneut starten muss, dann verstreichen oft viele weitere Monate, bis die Stelle endgültig besetzt ist.
Haben sich die Personalabteilungen schon darauf eingestellt, dass sie immer stärker um die Gunst von Mitarbeitern mit gewissen Qualifikationen und Kompetenzen buhlen müssen? Einige ja, die meisten nein.
Dafür gibt es sicher Gründe. Vielen Personalabteilungen ist noch nicht klar, dass sie aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen ihre Personalsuche und -auswahlprozesse grundsätzlich überdenken und zum Teil neu definieren müssen.
Was veranlasst Sie zu dieser Einschätzung? In der Praxis gehen viele Unternehmen, wenn sie einen hochqualifizierten Spezialisten suchen, noch immer wie in der guten, alten Zeit vor: Sie schalten eine Stellenanzeige – im Print oder online. Dann sammeln sie drei, vier Wochen die eingehenden Bewerbungen. Danach setzen sich die Verantwortlichen zusammen und sichten die Unterlagen, um zu entscheiden, wen sie zum Vorstellungsgespräch einladen, womit eine weitere Woche verstreicht. Danach läuft die erste Gesprächsrunde, die zwei, drei Wochen dauert. Danach folgt eine zweite Gesprächsrunde mit den ganz heissen Kandidaten, und, und, und … Das bedeutet, der letztlich ausgewählte Bewerber erhält nicht selten erst vier, fünf Monate, nachdem seine Bewerbung beim Unternehmen eintraf, den Anruf «Wir stellen Sie ein». Und die Unternehmen sind dann völlig überrascht und enttäuscht, wenn der Bewerber oder die Bewerberin zum Beispiel erwidert: «Tut mir leid, vor sechs Wochen habe ich einen Arbeitsvertrag bei einem anderen Unternehmen unterschrieben.»
Heisst das, den Unternehmen ist nicht ausreichend bewusst, dass die wirklich guten Kandidaten mit einer gefragten Qualifikation meist mehrere Eisen im Feuer, also Optionen haben? Zumindest gestalten sie ihre Personalsuche und Auswahlprozesse nicht so, dass sie mit hoher Wahrscheinlichkeit die Top-Kandidaten für sich gewinnen. Dazu gehört auch, dass ich das Vorstellungsgespräch mit einem heissen Kandidaten, den ich von einem anderen Unternehmen loseisen möchte, auch mal am Wochenende führe. Oder mich ins Auto setze, um mich mit ihm nach Feierabend auf dem halben Weg zu treffen. Diesbezüglich müssen die Unternehmen noch eine viel höhere Flexibilität entwickeln.
Für welche Punkte gilt dies noch? Bei der Bezahlung und der Arbeitsvertragsgestaltung, zudem oft bei den Anforderungen, die sie an den künftigen Stelleninhaber stellen. Denn die «eierlegende Wollmilchsau», die sich Unternehmen zuweilen wünschen, gibt es auf dem Arbeitsmarkt meist nicht.
«Perlen», die sich online bewerben, werden aber oft übersehen? Ja, viele Grossunternehmen mit einem guten Arbeitgeberimage und hohen Bekanntheitsgrad klagen aber auch, dass sie von einer wahren Bewerbungsflut überschwemmt werden.
Wenn es zum Beispiel um das Besetzen von Trainee-Stellen oder Stellen für Bürofachkräfte, aber auch für Betriebswirte geht, dann werden diese Unternehmen oft geradezu von Initiativbewerbungen überflutet. Denn jeder zweite Stellensucher denkt: Ich bewerbe mich auch mal bei denen – das kostet mich ja nichts ausser Zeit …
… weshalb Personen, die sich online bei Unternehmen bewerben, nicht selten nur noch eine automatische Eingangsbestätigung erhalten und dann nie mehr etwas hören. Ja. Teilweise ist dieses weitgehend automatisierte Bearbeiten der Bewerbungen verständlich und notwendig, denn die meisten Initiativbewerbungen sind echte Blindbewerbungen. Das heisst, die Bewerber überlegen sich vorab nicht, welche Kompetenzen das Unternehmen eventuell benötigt und ob sie diese haben. Oft sind unter den Initiativbewerbungen aber auch echte Perlen, die bei einer Bearbeitung nach Schema F schlicht übersehen werden. Immer wieder höre ich von Personalberatern und Headhuntern, dass sie, wenn sie eine Person wegen einer vakanten Stelle ansprechen, die Antwort erhalten: «Bei dem Unternehmen habe ich mich vor Kurzem doch erst beworben und erhielt ratzfatz ein Standardschreiben als Absage. Jetzt habe ich leider eine andere Stelle.»
Wo liegt die Ursache dafür? Die Sachbearbeiter oder auch Unternehmensverantwortlichen, die die eingehenden Bewerbungen sichten, wissen oft nicht, was das Unternehmen mittelfristig braucht – sie kennen nur die gerade vakanten Stellen. Ausserdem können sie gerade bei Spezialisten im MINT-Bereich die Kompetenz der Bewerber oft nicht richtig einschätzen, weil ihnen hierfür das Fachwissen fehlt. Eine weitere Ursache sind die Eingabemasken für die Bewerberdaten auf den Websites mancher Unternehmen, bei denen man sich nur noch online bewerben kann. Die ihnen hinterlegten Formulare sind oft so stark standardisiert, dass gerade Spezialisten, deren Kompetenz primär aus einer bestimmten Projekterfahrung resultiert, häufig klagen: «Ich kann das, was den Wert meiner Arbeitskraft ausmacht, in den Masken gar nicht zum Ausdruck bringen oder sichtbar machen.» Deshalb sehe ich es eher skeptisch, wenn sich Unternehmen so abschotten. Zumindest für hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte sollten sie auch die klassischen Bewerbungen, und sei es nur per Mail, zulassen – auch weil dies den Bewerbern stärker das Gefühl vermittelt: Ich werde als Individuum wahrgenommen.
Wie beurteilen Sie mittel- und langfristig die Situation auf dem Arbeitsmarkt? Der Wettbewerb um gute Fach- und Führungskräfte wird noch viel schärfer werden, da wir schlicht zu wenig Nachwuchskräfte haben, und zwar funktions- und branchenübergreifend. Darauf müssen sich die Unternehmen einstellen.
Heisst das auch, dass Sie der Auffassung sind, wenn Unternehmen ihren Personalbedarf nicht mehr decken können, sind sie selbst daran schuld? Zuweilen ja. Nicht selten stecken hinter diesem Problem Versäumnisse bei der Personalarbeit in der Vergangenheit und eine mangelnde Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Doch das ändert sich spürbar.
Warum? Nun, weil der Handlungsdruck so hoch ist und weil in die Personalentscheider-Positionen in den Unternehmen immer häufiger Digital Natives rücken, die nicht nur bei der Personalsuche und -auswahl, sondern auch bei der Personalentwicklung bereit sind, neue Wege zu gehen.
Inwiefern auch bei der Personalentwicklung? Nun, wie viele neue Mitarbeiter ein Unternehmen wie oft von extern rekrutieren muss, hängt auch davon ab, wie es im Bereich Aus- und Weiterbildung agiert und wie gut es ihm aufgrund seiner Kultur und Personalpolitik gelingt, gute Mitarbeiter an sich zu binden. Deshalb muss, wenn es darum geht, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein oder mittel- und langfristig auch zu bleiben, eigentlich die gesamte Personalpolitik auf den Prüfstand – und nicht nur einzelne Prozesse wie die Personalsuche.
