Die unabhängige Büro Systems AG in Muttenz bietet Unternehmen eine umfassende Palette vielfältiger Printservice-Dienstleistungen für ihre Büros an. Seit nun über 20 Jahren realisieren die Expertinnen und Experten der Büro Systems AG professionelle Drucklösungen auf Basis führender Hersteller wie Canon, Lexmark und HP und erarbeiten in enger Partnerschaft mit ihren Kunden individuelle Print-Lösungen.
Im Bereich Hardware stehen Multifunktionsgeräte, Drucker, Scanner, Faxgeräte, Plotter oder sogar Digitaldruckmaschinen für den Profigebrauch zur Auswahl. Sorgfältig werden die Bedürfnisse der Kunden im Druckbereich evaluiert.
Das neunköpfige Team der Büro Systems AG unter der Leitung von Inhaberin Andrea Klein arbeitet seit letzten Oktober am neuen Standort in den grosszügig eingerichteten Räumlichkeiten an der Hofackerstr. 75 in Muttenz. Im Gespräch mit dem «Geschäftsführer» stellt Andrea Klein «ihr» Unternehmen vor, das sie seit 2013 als Geschäftsführerin leitet und welches sie 2015 von Firmengründer Andreas Schenk erworben hat.
«Geschäftsführer»: Wenn man die grosszügigen neuen Geschäftsräumlichkeiten im Muttenz anschaut, dann scheint durchaus noch Platz für weitere Mitarbeitende zu sein – ist die Büro Systems AG auf Wachstumskurs?
Andrea Klein: (lacht). So könnte man das in der Tat ausdrücken. Die Büro Systems AG wächst, und dementsprechend hat sich unser Platzbedarf erhöht und wir mussten uns am neuen Standort auch räumlich vergrössern.
Das scheinen erfreuliche Perspektiven für das Unternehmen zu sein. Gute Zeiten also für einen Printservice-Dienstleister, auch angesichts der Tatsache, dass man mittlerweile in jedem Warenhaus günstige Drucker erstehen kann?
Hier haben Sie bereits einen weitverbreiteten Irrtum, dem nach wie vor viele KMU unterliegen, angesprochen. Für einen Privaten, der hin und wieder ein Dokument oder ein paar Ferienfotos ausdruckt, reichen die gängigen Lösungen aus dem Discounter problemlos aus. In einem Unternehmen hingegen ist jedes ausgedruckte Dokument ein Kostenfaktor. Wir gehen davon aus, dass die Dokumentenerstellung mit drei bis fünf Prozent des Umsatzes einer der grössten Kostenfaktoren für Unternehmen ist.
Was sind die Gründe für diese Kosten?
Viele Unternehmen schätzen schlicht und einfach den Aufwand falsch ein oder machen sich zu wenige Gedanken darüber. Dazu kommt, dass oft die Zeit, das Personal oder die Kompetenz zur effektiven Überwachung bzw. Verwaltung ihrer Druckumgebung fehlt.
Inwiefern kann da die Büro Systems AG nun unterstützend wirken?
Zuerst gilt es, die vorhandene Druck-Infrastruktur der Unternehmen zu analysieren. Danach erarbeiten wir Prozessverbesserungen und daraus entstehende Einsparpotenziale. Unsere Aufgabe ist es, den Unternehmen zu helfen, sich auf ihre Kernkompetenzen beziehungsweise sich auf ihre ureigenen Geschäftsfelder zu konzentrieren.
Wie gross sind denn die angesprochenen Einsparungspotenziale?
Nach unseren Analysen bieten wir den Unternehmen die unserer Meinung nach entsprechenden, sprich, richtigen, Produkte und Applikationen zur Erhöhung der Profitabilität an. Dann nehmen wir den Unternehmen sämtliche Aufgaben rund um ihre Drucksysteme ab. So können die Unternehmen mit «Managed Print Services» (MPS) die Verwaltung ihrer Dokumentenausgabe und aller davon abhängigen Geschäftsprozesse bequem outsourcen, ohne dass sie dafür mehr bezahlen müssen. Wir schätzen, dass durch MPS Einsparungen bis zu 30 Prozent zu erreichen sind.
Werden mit der Analyse von Geschäftsprozessen durch die Büro Systems AG nicht sensible Firmenbereiche tangiert?
Unsere Arbeit basiert natürlich auf absoluter Diskretion. Ohne Vertrauen lässt sich nicht auf Augenhöhe begegnen, was die Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen ist. Unsere Kunden, mit denen wir teilweise langjährige Geschäftsbeziehungen pflegen, wissen und schätzen das natürlich. Zudem lernen auch wir durch neue Problemstellungen und können uns dadurch – auch zum Vorteil unserer Kunden – weiterentwickeln.
Die Büro Systems AG ist also nahe an ihren Kunden beziehungsweise bei ihren Bedürfnissen?
In jeder Beziehung, also nicht nur inhaltlich, sondern auch zeitlich. Als Dienstleisterin können wir bei Problemen innert vier Stunden bei den Kunden sein und entsprechende Problemlösungen einleiten. Unsere Kunden schätzen zudem, dass sie bei der Büro Systems AG – ob Hardware oder Service-Applikationen – alles markenunabhängig aus einer Hand bekommen. Ausserdem bieten wir die Möglichkeit, Geräte nicht nur zu kaufen, sondern auch zu leasen oder zu mieten. Wichtig ist uns zudem, den Unternehmen nicht um jeden Preis teure Geräte und Lösungen zu vermitteln, sondern vor allem, was zu ihnen passt.
Die Büro Systems AG ist zwar ein unabhängiger Anbieter von Bürosystemen, dennoch haben Sie sich auf die Marken Canon, Lexmark und HP spezialisiert – weshalb?
Wir konzentrieren uns auf die Marktführer in jedem Segment. Mit Canon, dem Mercedes – unter den Anbietern – pflegen wir schon eine 20-jährige Partnerschaft, ausserdem sind wir Canon-Stützpunktpartner in der Nordwestschweiz. Mit Lexmark arbeiten wir seit 2015 zusammen und sind grösster Markenpartner in der Nordwestschweiz. Lexmark produziert äusserst robuste und vielseitige Produkte, welche sich vor allem für Handwerkbetriebe eignen. Und HP ist natürlich weltweit eine der führenden Marken, die man nicht näher vorstellen muss.
